Для большинства собственников бизнесов и предпринимателей особенно актуален вопрос: как со спокойной душой путешествовать и не думать каждое мгновение о том, что без них все рухнет? Как наслаждаться едой, красивыми видами и поездкой, а не находиться в постоянном стрессе из-за мыслей о безалаберности сотрудников и их возможных факапов?
Советами, полученными из личной практики и опыта, о том, как решить эти вопросы и уезжать в отпуск спокойно, с нами поделились эксперты.
Личный опыт и лайфхаки, как путешествовать по миру
Ульяна Рудзевич, основательница винной школы SOMM, сообщила нам следующее:
«За последний год я посетила более десятка стран. Признаться, еще лет пять назад я не могла и подумать, что буду столько путешествовать. Но сейчас постоянные перелеты — наша новая реальность, которая совсем не напрягает; напротив, приносит удовольствие. Я регулярно посещаю винодельни по всему миру и общаюсь с топовыми виноделами.
При всем этом я продолжаю вести социальные сети, проводить уроки, дегустации, эфиры и мастер-классы из любой страны, в которой оказалась. Плюс я многодетная мама — у меня два сына и дочь, которым тоже нужно внимание»
Три лайфхака, как предпринимателю путешествовать по миру и не переживать о том, что делают сотрудники
Они проверены на опыте Ульяны Рудзевич:
- Когда нужно — прошу помощи. Полностью согласна с фразой, что один в поле не воин. Я веду бизнес вместе с мужем, и мы сформировали классную удаленную команду сотрудников, которые работают по всему миру. У нас выстроены все процессы, и на любой запрос мы реагируем максимально оперативно. В коллективе есть четкое распределение сфер ответственности, и потому проблем с выполнением задач не возникает. Кстати, замечаю, что у управленцев часто есть Синдром бога. Им сложно делегировать, они считают, что лучше них не сделает никто. Да, некоторые задачи команда не выполнит на 100% так, как их сделал бы владелец бизнеса. Однако совокупно они делают намного больше, а у меня остается время на принятие стратегических решений, да и просто на жизнь. В личном плане это тоже работает: пока мы с супругом в командировках, дети остаются с бабушками или надежной няней.
- Пользуюсь благами цивилизации. Современный мир предлагает нам огромные возможности, которыми просто грех не воспользоваться. Высокоскоростной интернет позволяет всегда оставаться на связи с командой, все планерки без проблем проводятся на удаленке, да и обучение в школе SOMM именно в онлайн-формате. При наличии телефона, микрофона и хорошей камеры проблем с взаимодействием и донесением информации не возникает.
- Наладила личный тайм-менеджмент. Постоянные перелеты и смена часовых поясов могут здорово выбить из колеи, потому очень важно умение распоряжаться своим временем. Я адекватно оцениваю свои возможности и всегда закладываю время на джетлаг. Однако благодаря моей команде работа в школе не останавливается ни на день. У меня всегда есть четкое расписание, но планирование недели я, как и положено, начинаю с отдыха. Иначе высок риск выгореть.
Мой личный лайфхак — это ранние подъемы. Каждый день я стараюсь вставать в 6:30 утра, потому что до 10-11 самое продуктивное время. Я успеваю раскидать новые задачи и отследить статусы по старым, провести планерки и ворваться в новый день уже с конкретными планами на него»: сообщила эксперт Рудзевич.
Как выстроить коммуникацию в мессенджерах и спокойно путешествовать?
О том, как решить вопрос с дистанционной коммуникацией между вами и сотрудниками, помогла разобраться политтехнолог, руководитель проектов и психолог Полина Гераскина:
«Я часто вижу коллег, которые возмущены работой своей команды, но и отчетливо прослеживаю сразу причину неразберихи в работе неумение ставить задачи. Хотя это один из самых главных навыков грамотного руководителя! Четко, внятно, понятно и максимально подробно поставить задачу, которая будет выполнима за определенный срок.
Чаще же все происходит наоборот: руководители на столько оторваны от реальности, что задачи летят невыполнимые, да в формате ребуса.
Такая стратегия, помимо вакханалии в работе, ведет к повышению негативного эмоционального фона у сотрудников, ведь им сначала нужно разгадать загадку, а потом приступить к выполнению невыполняемого. Ерунда какая-то, не правда ли?
Чтобы разобраться, как путешествовать по миру и наладить коммуникацию между сотрудниками, я использую один лайфхак — специальные чаты в мессенджере Телеграм. Обычно они превращаются в какую-то свалку для множества сообщений, задач и флуда, в общем, туда летит все подряд, что найти потом ничего невозможно. Но месяц назад у меня стартовал большой политический проект, где нужно обрабатывать большой объём информации, появляется на ходу много доп. задач и вопросов. Я приняла решение разделить чат в Телеграм на темы, и это оказалось гениальным решением!
Сейчас у меня один чат, который разделен на 7 таких тем:
- Общие вопросы и ответы. Тут любой участник чата может задать вопрос, уточнить что-то и получить ответ от участников группы, кураторов или меня.
- Отчеты. Здесь в режиме реального времени у меня собраны только отчеты и никаких других сообщений, любую статистику можно быстро найти.
- Задачи. Тут я или мои замы ставят четкие и понятные задачи с точным KPI и дедлайном. Я, кстати, очень люблю голосовые сообщения и могу заму надиктовать задачу, сроки и алгоритм выполнения, а уже он это оформляет в структурное сообщение, которое попадает в этот чат.
- Памятки. Я твердо убеждена, что любой хаос можно структурировать. Поэтому на все возможные рабочие случаи у меня прописаны памятки-инструкции, как действовать в той или иной ситуации. Они и есть руководство к действию, где по шагам расписано, как и что нужно делать. Я всегда прошу действовать именно по ним, а не так, как хочется, видится или чувствуется. Именно так я вижу процесс и уверена, что, руководствуясь этими пунктами можно достичь максимального результата.
- Специальные задачи. Для неординарных, экстренных и очень творческих задач и креативов.
- Два чата с замами. У каждого получается свой. Удобно, что я могу контролировать интенсивность работы, а они могут подсматривать за работой друг друга и внедрять интересные фишки в работе со своими людьми. В этих чатах помимо рабочей коммуникации я прошу замов обязательно давать сотрудникам обратную связь по их работе и акцентировать свое внимание не только на плохом, но и на хорошем, чтобы мотивировать двигаться вперед и постигать дальше».
В итоге всего один чат и прекрасная структура!»
Два важных «нет», которые важно принять управленцу и предпринимателю
Head of Digital Maghreb Philip Morris Евгений Мезенцев порекомендовал следующее:
- Не пытайтесь измерять время работы сотрудников. Стройте задачи вокруг целеполагания и мотивации. Люди должны понимать, зачем они работают, какие цели преследуют лично и перед бизнесом. Спрашивайте всегда за цели.
- Не верьте в личный контроль. Сидеть рядом с человеком, чтобы стимулировать его работать, — неэффективно. Я не делаю этого сам и не советую другим.
Отдельно о доверии и делегировании
Василий Косарев, эксперт по интернет-продвижению недвижимости и построению бизнес-процессов, основатель SMM-агентства «Лайка», утверждает:
«Для делегирования нужны люди, которым можно доверять и которые выполняют работу без меня за спиной. Это относится и к руководителям, и к линейному персоналу. Чтобы найти таких мы специально тестируем соискателей на самостоятельность.
- «Маркер» пригодного к делегированию человека — готовность работы в режиме сдельщины. Человек, понимающий взаимосвязь между выполненным объемом и получаемыми деньгами, проявляет большую личную эффективность и ответственность.
- Кроме того, мы практикуем экономическую прозрачность, сотрудники видят сколько зарабатывает агентство и коллеги на проекте — это всегда определенный процент от прибыли. Это дает понимание, что от качества их работы зависит не только собственная зарплата, но и зарплата коллег.
- Далее психологически сложный этап – доверие. Нужно научиться доверять тем людям, которых выбираешь, и давать им амплитуду самостоятельности в принятии решений в рамках согласованной стратегии. Например, на своих проектах я ежегодно обсуждаю стратегии с руководителями, после — ежемесячно мы проводим планерки, чтобы «сверить часы» по тому, как они реализуются. И это не 12-часовые стратсессии, а всего часовые беседы в темпе, где четко и по делу обсуждаем ключевые вопросы».
Благодарим экспертов за ценную информацию и уверены: если вы внедрите в свои бизнес-процессы информацию из этой статьи, путешествовать без вреда для бизнеса вам станет гораздо проще.