«Почему у меня есть прибыль, а денег на счету нет?» — один из самых частых вопросов, который задают предприниматели. Разбираемся с экспертом по финансовому учету Еленой Фесенко, как устроена финансовая система в бизнесе, почему важно вести учет с первого дня работы и как избежать типичных ошибок, которые приводят к кассовым разрывам и налоговым рискам.
Фесенко Елена Анатольевна
- Создатель и Руководитель студии бухгалтерского учета «САЛЬДО Плюс» (7 лет предпринимательской деятельности)
- Действующий главный бухгалтер со стажем в профессии более 25 лет
- Автор курсов для бухгалтеров и предпринимателей московской Академии Eduson
- Автор статей в издательствах при сотрудничестве с правовой системой Консультант Плюс.
Связаться с Еленой можно в Телеграмм
— Елена, с какими проблемами чаще всего сталкиваются предприниматели в вопросах учета?
— Главная проблема — предприниматели не понимают систему налогообложения и не знают, как выстраивается учет. Это очень объемный блок: бухгалтерский учет, налоговый учет, управленческий. Люди привыкли думать кассовым методом — пришли деньги, потратили деньги.
Они доверяют учет бухгалтеру, но сами не следят за процессом. В результате совершают ошибки, попадают под налоговые проверки, сталкиваются с доначислением налогов. К нам приходят компании, которых мы приводим в порядок — восстанавливаем учет, переводим в безопасную зону.
— Объясните простыми словами: в чем разница между прибылью и деньгами на счету?
— Прибыль мы считаем на основании документов. У нас есть выручка, задокументированная актами выполненных работ, и расходы (на зарплату, подрядчиков, аренду). Доходы минус расходы — получается прибыль. И она, как правило, бумажная.
А деньги двигаются иначе. Кому-то мы должны, кто-то нам не заплатил, много закупили товара — деньги вложили. Когда говорим «у вас есть прибыль», это не всегда чистые деньги на счету.
— Почему у предпринимателя может быть прибыль по отчетам, а денег в кассе нет?
— Приведу пример. Продали товар на миллион рублей, купили за 800 тысяч — прибыль 200 тысяч. Но если покупатель не заплатил, а мы уже оплатили поставщику, денег на счету не будет. Или наоборот: получили аванс, но еще не оказали услугу — деньги есть, но это не наша прибыль, это обязательство.
Другая ситуация: купили станок за миллион. Деньги сразу потрачены, но в расходы мы его списываем постепенно, в течение десяти лет. Денег нет, а прибыль начисляется с большей суммы.
Или проавансировали кого-то, но документов и товара не получили — деньги ушли, а расходов в учете нет. Чистая потеря.
— Какие виды учета существуют и зачем они нужны бизнесу?
— Существует три вида: налоговый, бухгалтерский и управленческий.
Налоговый ведется по правилам Налогового кодекса. Налоговая проверяет вашу деятельность именно по нему.
Бухгалтерский близок к налоговому, но может отличаться. Его запрашивают банки, контрагенты, чтобы понять — надежный ли вы партнер.
Управленческий показывает реальную жизнь компании. Туда включаются все расходы — даже те, которые нельзя принять для налогового учета. Он показывает, куда реально ушли деньги, есть ли настоящая прибыль.
— С чего начать предпринимателю, который хочет выстроить нормальную систему учета?
— Первое — понять, какую выручку вы сможете получить, какой продукт продаете и по какой цене. Проанализировать рынок, конкурентов, понять свои затраты — на материалы, зарплату, аренду.
Даже если у вас услуги без материальных затрат, есть базовые расходы: на оборудование, правовые базы, интернет. Даже ваша жизнь чего-то стоит — это ваша зарплата как предпринимателя.
Когда сложите доходы и расходы, поймете — нужно ли кредитование, инвестиции, выживете ли вообще. И только после этого можно выбирать систему налогообложения.
— Вести учет нужно с первого дня?
— Обязательно! Это дисциплинирует. Вы видите тенденции: выручка растет или падает, есть ли сезонность, почему в этом месяце провал. Без статистики невозможно понять, приносит ли бизнес прибыль, где минимизировать расходы, правильно ли вы ценообразование выстроили.
Приведу пример: у нас клиентка открывала базу отдыха. Юрист посоветовал ей УСН 6%. Мы разобрали проект и выбрали «доходы минус расходы». Она год вкладывала средства в строительство, мы скрупулезно собирали все чеки и договоры. Результат: бизнес уже пять лет работает с налогом 1% вместо 6%. Прошла проверку без замечаний. Это экономия в разы.
— Кого привлекать: штатного бухгалтера или аутсорс? Как будет лучше?
— Штатный сотрудник требует рабочего места, постоянной нагрузки, зарплаты с налогами. С целью экономии часто рискуют и берут молодых специалистов, за ошибки которых сами и платят. Бывает, что бухгалтер с испугу просто сбегает, оставляя вас без базы и документов.
Аутсорс — это команда профессионалов с коллегиальным мнением и взаимозаменяемостью. Есть договор, по которому можно предъявить претензии. Мы, например, обслуживаем семь заводов и каждому предоставляем трех бухгалтеров — это полноценная бухгалтерия с оперативностью и без рисков одиночки.
Главное — смотреть на опыт и репутацию, будь то штатный сотрудник или компания.
— Как использовать учет для оценки рисков и принятия быстрых управленческих решений?
— У нас был случай: открыли баланс организации — миллион непризнанных расходов. Просто лень было пойти взять документы у поставщиков. 25% с миллиона — это 250 тысяч в бюджет. Когда начали разбираться: этот поставщик ликвидировался, с этим поссорились, про этого вообще забыли. Нет документа — нет проблем? Нет, есть 250 тысяч налога.
Оперативность критична. Нужно видеть картину каждый день: хватит ли денег на зарплату, выполню ли договор в срок, не будет ли кассового разрыва. Это невозможно без регулярного учета.
Долгосрочные отношения строятся на том, что вы можете просчитать: хватит ли средств, ресурсов, кадров. Без статистики это гадание на кофейной гуще.
Главный вывод: прибыль и деньги — разные понятия. Прибыль показывает результат по документам, деньги — реальное движение средств. Чтобы управлять бизнесом, нужен регулярный оперативный учет с первого дня работы. Только так вы увидите реальную картину, избежите рисков и примете правильные решения.
