Проверка налоговой: что это такое и как к ней подготовиться, чтобы всё было в порядке

Любое посещение государственной проверяющей службой — стресс для компании, даже, если бизнес ведется добросовестно. Особенно для предприятий малого и среднего бизнеса, где зачастую бухгалтерские и юридические услуги отданы на аутсорсинг.

Несмотря на лояльность налоговых органов, нужно быть готовым к взаимодействию с ними. Как подсказывает практика, и об этом говорят многие предприниматели, из налоговой чаще приходят к «молчунам», то есть в те организации, что не считают нужным сообщать уточняющие данные по запросам ФНС.

Так что же такое проверка налоговой на самом деле? Как избежать неприятностей и штрафов? О том, как вести деятельность компании и своевременно подготовиться к встрече с налоговой, — читайте в этой статье.

К кому точно придут с проверкой

Своей позицией и мнением с нами поделился депутат Госдумы, член комитета по малому и среднему предпринимательству (фракция «Единая Россия») Алексей Говырин.

«Прежде всего хочу отметить, что только добросовестный бизнес может рассчитывать на меры государственной поддержки, в том числе гранты, лизинговые программы, льготное кредитование, налоговые вычеты и прочее. В понятие «добросовестность» входит, в том числе и уплата налогов и сборов, своевременно и в полном объеме.

Напомню, что до конца 2024 года действует мораторий на проверки бизнеса, но это не значит, что вообще нет контроля и никого не проверяют. Но меняется сама концепция всей контрольно-надзорной деятельности. Идет переход от модели наказания к модели профилактики при проведении контрольно-надзорных мероприятий, принципом которой является «если не проверили, значит не нарушил».

Отдельно Алексей Говырин отметил: «По данным ФНС, в 2023 году только в 0,01% компаний в малом бизнесе проводились налоговые проверки.

Налоговая служба смещает фокус внимания на аналитический контроль,
так называемый, предпроверочный анализ.

Самый главный совет при подготовке к налоговой проверке — изучать законодательство и не допускать нарушений.

Шесть причин, почему может пройти налоговая проверка

Алексей Говырин поделился таким списком:

1. Налоговая нагрузка значительно меньше, чем в среднем по отрасли.
2. Вопросы может вызвать и низкий уровень рентабельности.
3. Также подозрение вызывает бизнес, который долгое время работает в убыток, тратит больше, чем зарабатывает, вовремя или вообще не предоставляет отчетность. Может быть, в таких показателях, естественно кроме отчетности, нарушений и нет, и реально так сложилась ситуация. Но обратить внимание и подготовить объяснение для налоговой стоит.
4. Важно внимательно относиться к своим контрагентам и выбирать проверенных партнеров. Отдел камеральных проверок точно заинтересует компания, которая часто совершает транзакции с фирмами-однодневками. Опять же, возможно в этом нет никаких нарушений, но такие действия схожи с банальным «обналом».
5. Всю финансовую документацию, все договоры и акты нужны содержать в порядке, на документах должны стоять печати и подписи.
6. Особое внимание я рекомендовал бы обратить на оформление работ с самозанятыми. Если организация в стремлении снизить издержки заключает вместо трудового договора со своим бывшим штатным сотрудником, а сейчас плательщиком профналога, гражданско-правовой договор, то однозначно на это обратит внимание налоговый инспектор. Самозанятый не работает на вас, а является вашим подрядчиком. Следовательно, ему не выплачивается зарплата дважды в месяц, а его услуги оплачиваются по договору. У самозанятых нет режима трудового дня, также они не должны работать у вас в офисе.

Важно: если ФНС засчитает ваше сотрудничество с самозанятыми трудовыми отношениями, придется выплатить НДФЛ и страховые взносы за все время взаимодействия. В добавок к этому вы заплатите и штраф за просрочку налоговых платежей, а также за каждого фиктивно привлеченного самозанятого.

Реальная история из практики, показывающая, что такое налоговая проверка и как она проходит.

Подробностями с нами поделилась Наталья Брылёва, эксперт в области оптимизации налогов и защиты в суде, партнёр юридической компании «Туров и партнёры».

«Сейчас, возможно, у некоторых бухгалтеров будет шок, но на самом деле в настоящее время стоит готовиться в первую очередь к камеральной налоговой проверке. Далее я объясню почему на примере проведения камералки по страховым взносам и НДФЛ, а вы попробуете найти отличия от выездной проверки.

Была проведена камеральная проверка расчетов по страховым взносам и НДФЛ за 2020г. организации «Ромашка». По итогам проверяющие выявили, что в расчет не были включены суммы выплат управляющему — индивидуальному предпринимателю и доначислили 5,4 млн налогов.

Интересно, как же могли проверяющие выявить на основе имеющихся в налоговом органе документах, что выплаты ИП-управляющему не включены в базу по страховым взносам и НДФЛ?

Дело в том, что налоговый орган провел мероприятия налогового контроля, которых налогоплательщик не ждал и, конечно, к ним не готовился.

Что было сделано:

• Проведены опросы сотрудников, в особенности тех, кто уже не работал. Показания тех, кто работал в организации на момент допросов, были приняты инспекцией критически, так как, возможно, организация осуществила давление на них.
• Осмотр места нахождения ИП-управляющего: посмотрели, как обставлен его кабинет, какие таблички на двери и т.д..
• Проанализировали банковские выписки ИП-управляющего, чтобы отметить регулярность перечисления денежных средств от ООО к ИП.
• Запросили документы у контрагентов с пояснениями, как позиционирует себя ИП-управляющий при заключении сделок от имени ООО. В итоге признали такие взаимоотношения трудовыми, хотя в предыдущих камеральных проверках не находили нарушений, а сам ИП-управляющий вел свою деятельность аж с 2014г.

Налицо полноценная выездная проверка, только с последствиями за один год. Подготовка к обоим видам налогового контроля абсолютно одинакова».

Как подготовиться к проверке со стороны налоговой?

В этом нам поможет разобраться Наталья Брылёва.

• Первоначально стоит обратить внимание на порядок в бухгалтерии и первичных документах. Часто компания оправдывает недостатки в учете занятостью бухгалтерии или нехваткой кадров. Так ли это на самом деле? Часто я сталкиваюсь при подготовке клиента к проверке с недостаточной эффективностью бухгалтерии, на что указываю собственникам бизнеса. Последние принимают решения об увеличении штата или смене специалиста. Это трудный, но важный шаг. Ведь первое, что делает налоговая инспекция еще даже в предпроверочном анализе организации — это отправляет требования о предоставлении документов по ТКС (ст. 93 НК РФ). Даже своевременное открытие требования может повлиять на дальнейший ход проверки. Поэтому отслеживание поступлений требований, качественный оператор ЭДО, правильный ответ на требование — важные составляющие при взаимодействии с налоговыми органами. У инспекторов неминуемо формируется мнение об организации — контактная она или нет, вследствие обмена документами. Если в документах все в порядке и вы сразу, не скрывая, даете проверяющим нужные пояснения, возможно, иные мероприятия налогового контроля в отношении вашей организации проводится не будут.

• Повышайте лояльность сотрудников. Они должны быть готовы ответить налоговому органу так, чтобы не предать своего работодателя и создать ему проблем на пустом месте. Я говорю о случаях, когда обиженные сотрудники намеренно оговаривают организацию с целью мести и говорят под протокол инспекторам то, что последние и хотят слышать. Работа с сотрудниками должна быть постоянна, а не только непосредственно перед допросом. Ведь если сотрудник готов помочь своей организации, подготовить к последующему допросу его будет легче и быстрее. И, конечно, он вам сразу сообщит, как ему придет повестка в инспекцию (ст. 90 НК РФ). Даже если он уже уволился, но вы расстались с ним по-хорошему, он не захочет вас оклеветать. Это большая работа по лояльности сотрудников, но ей нужно заниматься уже сейчас. Я встречала случаи, когда выводы по налоговым проверкам строились исключительно на показаниях сотрудников, и ВС РФ признал это правомерным.
  
• Соответствие фактической реальности условиям на бумаге. Здесь нужно проверить, все ли, что зафиксировано в договорах, действительно соблюдается сторонами на деле и есть ли этому подтверждение. Например, сторонами согласована с поставщиком предоплата, товар отгружен, а у организации до сих пор кредиторская задолженность перед поставщиком. Обнаружив это до проверки, есть время на объяснение причин такой ситуации: налоговому органу можно показать письменную переписку с отсрочкой оплаты или гарантийное письмо. Напротив, если это обнаружит налоговый орган, то все, что вы будете предоставлять после первичных требований, будет считаться дописками и приниматься критически. Поэтому проверьте соответствие написанного в договорах отражению в реальной жизни компании, иначе обвинение в формальном документообороте и фиктивных взаимоотношениях с контрагентами неминуемо.
  
• Посмотрите на офис своей компании глазами проверяющих. Загляните в ящики сотрудников — в них не должно быть ничего лишнего. Пройдитесь по столам и спросите о каждом документе, ключе ЭЦП или печати, которую вы встретите по пути. Может, среди этих вещей будет что-то лишнее, не из вашей компании. Если, проведя такую самопроверку, вы убедитесь, что претензии налоговиков необоснованны, то смело готовьтесь к бою. Так, по статистике канала Proff Налог, 42% жалоб налогоплательщиков удовлетворяются вышестоящим налоговым органом из-за отсутствия доказательственной базы, ошибок в применении норм права или вследствие предоставления дополнительных документов в вышестоящий налоговый орган при оспаривании.

Дополнительные советы дала Наринэ Беглярова, управляющий партнер SoNa Private Consulting, она добавила следующие важные пункты:

• Назначьте сотрудника, который станет ответственным лицом во время проверки – бухгалтера или юриста. Проведите инструктаж персонала о поведении во время проверки.
• Целесообразно заранее провести внутренний аудит или пригласить внешнего аудитора для оценки состояния дел компании и устранения возможных ошибок.
• Обеспечьте обучение сотрудников, чтобы они были в курсе изменений в налоговом законодательстве.
• Сохраняйте все первичные документы, подтверждающие операции и сделки, регулярно обновляйте и проверяйте внутренние реестры. Верная стратегия, а также документально подтвержденная позиция по существу, поможет нивелировать потенциальные риски, снизить или вовсе избежать доначислений по результатам проведенной налоговой проверки.

Ещё одним важным пунктом поделилась Татьяна Андреева, налоговый консультант, тренер по эффективности в бизнесе СТЭК: безопаснее заранее подготовить документы с основными контрагентами — как компания их нашла, как проверяла налоговую добросовестность.

Татьяна Андреева отмечает: «В моей практике частые вопросы налоговиков звучат так: с кем конкрентно общались, есть ли визитка, кому писали и на какой email, где обсуждали условия сделки и т.п. Контролеров интересует конкретика и важно быть готовым отвечать четко.

Например, в ходе одной беседы генерального директора компании спросили: «У вас экономическое образование, не техническое. Откуда Вы знаете, какое сечение подземного кабеля Вам нужно было купить у этого контрагента? Рааскажите, что Вам известно о этой продукци и ее преимуществах?». То есть налоговики должны удостовериться, что директор разбирается в том, чем занимается компания».

Как избежать хаоса во время проверки налоговой

Татьяна Андреева рассказала об этом, базируясь на личном опыте:

«Часто в ходе выездной налоговой проверки компания «расслабляется». То есть проверка идет, приходят требования о представлении документов — компания продолжает работать в штатном режиме.

Внезапно в офис приходит рабочая группа — обычно уже совместно с правоохранительными органами. Их включают отдельным решением в состав проверяющих. И вот здесь уже может начаться хаос.

Я видела, как при проведении обследований помещений, осмотров, выемок некоторые представители бизнеса совершают ошибки. Например, бегут выключать серверы, инициируют отключение света, запираются в офисе и делают вид, что внутри никого нет, прячут флэшки и жесткие диски в стенах туалетов. Некоторые бросали документы за холодильник в кухне для сотрудников. Я не рекомендую так поступать. Все эти манипуляции проверяющие заметят, так как многие из них хорошие психологи. Более того, шансов объяснить такие поступки нет.

Чтобы все было нормально, нужно быть готовым не заранее, а всегда. Следить, чтобы в компании был порядок не только в учете, но и на рабочих местах сотрудников. Никакой лишней информации о других компаниях — печатей, бланков, приказов, уставных документов. В одном из дел налоговики обнаружили в офисе кабинет, в котором все указывало на то, что там работал один из контрагентов общества – индивидуальный предприниматель. На столе лежали его расчеты по заявкам проверяемой компании, личный  ноутбук, его надписи на телефонном справочнике. В итоге налоговикам удалось доказать, что никакой он вовсе не ИП, а обычный сотрудник компании, с помощью которого компания оптимизировала налог на прибыль, включая сумму его агентского вознаграждения в налоговую базу».

Что важно делать предпринимателю и руководителю компании, когда началась проверка налоговой?

Наталья Брылёва рекомендует: «Если проверка уже началась, то тогда ваши действия должны быть активны, вы должны сотрудничать с налоговыми органами. При ином подходе проверка точно не закончится для вас положительно».

Алексей Говырин отмечает:

При взаимодействии с налоговым органом важно знать не только свои обязанности, но и права.

Если вы не согласны с решением налогового инспектора, то вы вправе его обжаловать. Начните с жалобы в вышестоящую налоговую инспекцию. Аргументируйте свою позицию, по возможности подтвердите ее документами, а если вы не получили желаемого результата, то обращайтесь в суд».

P.S. Редакция желает всем предпринимателям и руководителям вести дело законно, прозрачно и экологично. Используйте советы наших экспертов и обеспечивайте лояльность контролирующих органов.