Несмотря на быструю цифровизацию, в том числе, в сфере банковских расчетов, у многих компаний есть достаточно наличных средств. Как с их помощью оплатить услуги нанятых специалистов, партнеров и поставщиков? Если да — как это сделать так, чтобы не возникло претензий со стороны налоговой? Разбираемся с экспертами в этой статье.
Можно ли бизнесу использовать наличные для оплаты услуг?
Из своего личного опыта информацией делится Юлия Старкова, которая занимается комплектацией жилых объектов, работает в интерьерной студии JULIACASA, является представителем итальянских фабрик по свету
«Наличные денежные средства не запрещены законом в расчетах между юридическими лицами. Однако существуют ограничения, которые замедляют и усложняют использование наличных.
Банки борются с незаконным обналичиванием денег. Налоговая со скрытием налогов.
Для того, чтобы не возникло проблем с этими структурами все и всегда нужно оплачивать по документам. Даже, если расплачиваться с другими контрагентами наличными, расходы все равно нужно подтверждать. Это понадобится не только банку, но и налоговой».
Николай Бастраков, СЕО и креативный директор контент-агентства INBASE, добавил:
«Как юрлицо, мы обязаны фиксировать все траты и доходы в соответствии с требованиями бухгалтерского учета. В отличие от самозанятых и ИП с их упрощенной системой налогообложения, у нас более строгие требования: обязательное оформление договоров, счетов, актов выполненных работ. Нарушение этих требований может привести к штрафам и налоговым правонарушениям».
Как оплатить наличными: изучаем законодательство
Юлия Старкова поясняет:
«В указании Банка России от 9 декабря 2019 г. N 5348-У «О правилах наличных расчетов» (с изменениями и дополнениями), написано, что наличными по одному договору с компанией или ИП можно заплатить не больше 100 000 ₽. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и компании. Для компаний порог в 100 000 ₽ работает всегда, для ИП — только при совершении коммерческих операций. Для расчета с самозанятыми или физическими лицами лимит не действует.
Нельзя сделать много однотипных счетов с одним и тем же товаром или услугой. Налоговая это посчитает, как один товар разбитый на разные платежи.
Если выплаты происходят систематически, то банки и налоговая могут заподозрить в отмывании денег и сокрытии налогов, путем реализации услуг через подставные компании. Произойдет блокировка всех банковских счетов, до предоставления подтверждающих документов. Это в значительной степени затормозит работу бизнеса и приведет к потере клиентов».
Николай Бастраков делится своим опытом:
«Чтобы упростить работу, мы разработали систему «договор-счет-акт», где договор фиксирует все обязательства, а акт подтверждает факт выполнения работ. Если исполнитель нарушит условия, мы имеем юридическое основание потребовать возмещения убытков или подать иск. Такой одностраничный формат экономит время и упрощает процесс.
Тем не менее, эта схема действует для сделок до 500 000 ₽. Для более крупных сумм мы проводим детальную проверку контрагента и включаем в договор дополнительные гарантии, например, штрафные санкции за нарушение сроков».
Кейс эксперта Николая Бастракова как оплатить наличными:
«Был случай, когда мы заключили договор с фотографом, который подтвердил свой статус самозанятого и установил стоимость услуг в 50 000 ₽. После оплаты он заявил, что понес убытки из-за налогов и обслуживания счета, и потребовал компенсацию. В договоре были четко прописаны все условия, включая его налоговые обязательства, что позволило нам урегулировать конфликт без дополнительных выплат.
Этот случай показал нам, что работа без договора, — риск. Только грамотно оформленные документы защитят бизнес от непредвиденных ситуаций».
Психологические нюансы обращения с наличными
На этот интересный нюанс обратила внимание Юлия Старкова:
- Если вы по психотипу невротик, то вам следует ограничить наличный оборот средств в вашем бизнесе. В какой-то момент вы себя изведете мыслями о непробитых чеках, забытых документах, контрольных закупках и о всевозможных проверках.
- Для истеройда сама мысль о риске, тайнах, проверках, скандалах и о любом ярком провлении себя в нестандартной ситуации, уже приятное начало рабочего дня. Расчет в наличных денежных средствах поднимает самооценку и настроение.
- С шизойдным психотипом, вам не о чем волноваться. У вас всегда все под контролем. Чеки, документы, документы подтверждающие другие документы, фотографии, видео- есть все, чтобы обезопасить себя и свои бизнес.
А что же в отношении оплаты наличкой при покупке чего-либо?
Юлия Старкова продолжает делиться своим опытом:
«В законе «О защите прав потребителей» написано, что продавец должен предоставить покупателю выбор способа оплаты. Это касается и магазина, и исполнителя платных услуг или работ. Работает правило «Пожелание клиента — закон».
Большинство предпринимателей считают расходы на кассовые аппараты, проценты по эквайрингу, налоги и т.д.. Но не все сразу задумываются об опасных последствиях приема только налички. Продавец не имеет права предложить в ультимативной форме только один способ оплаты. Исключение в случае, если полностью отсутствует интернет или терминал реально неисправен.
Если клиент настаивает на покупке за безналичный расчет именно вашего товара, а вы не предоставляете ему доказательства об отсутствии такой возможности, то придется заплатить штраф, если недовольный покупатель пожалуется в Роспотребнадзор. Также существует риск потери покупателей».
Редакция федерального бизнес-журнала HLB благодарит экспертов за предоставленные кейсы и комментарии. Желаем предпринимателям роста доходов, в том числе за счет поступления наличных средств, и их грамотного использования с учетом действующего законодательства!
