Что объединяет большинство предпринимателей, которые обращаются ко мне за помощью? Они не понимают, сколько на самом деле зарабатывают. Видят деньги на счёте и считают, что дела идут отлично. А потом наступает момент истины, когда нечем платить по счетам. Давайте разбираться, почему так происходит и как этого избежать?
Автор статьи Татьяна Шишова
- Профессиональный бухгалтер с практическим опытом более 25 лет, в т.ч. в строительстве, ИТ, аренде, девелопменте, инфобизнесе , торговле
- Квалифицированный инвестор
- Член комитета по налогам и бухгалтерскому учету в Московской торгово-промышленной палате РФ
- Предприниматель и основатель компании ST Консалтинг
- Спикер в бизнес клубах, МТПП, БухЭкспо, Сколково, на радио
Когда миллионы на счёте оборачиваются коллапсом
Один из самых ярких примеров финансовой слепоты, это история крупного регионального дистрибьютора. Компания поставляла продукцию во все федеральные сети, контракты были на десятки миллионов рублей. По счетам постоянно шли деньги и казалось, бизнес процветает.
Но в какой-то момент у собственника не оказалось средств, чтобы рассчитаться с поставщиками. Начались просрочки по кредитам, кредиторы выстроились в очередь. При этом покупатели уже почти оплатили товар — деньги прошли через счета. Куда они делись?
Предприниматель не видел реальной картины: смотрел на обороты и считал, что всё в порядке. Но это была иллюзия. Когда за товар фактически расплатились, обязательств оказалось больше, чем денег на счетах. Так и начался его коллапс.
Бухгалтерская прибыль — это не ваши деньги
Многие путают бухгалтерскую прибыль с реальными деньгами, а это две большие разницы.
Простой пример: вы отгрузили товар на миллион рублей. В бухучёте доход уже отражён — прибыль есть. Но клиент ещё не заплатил, значит в реальности этих денег нет. Вы ощутите прибыль только после поступления на счёт.
То же с расходами, когда получили акт от подрядчика — в бухучёте расход есть, а деньги ещё не ушли. По факту расход не произошёл.
В управленческом учёте мы смотрим на реальные денежные потоки. И именно здесь становится ясно, есть ли у предпринимателя деньги или только красивые цифры в отчётах.
Первые звоночки: на что обратить внимание
Как понять, что у вас проблемы с финансовой прозрачностью?
Главный красный флаг — когда вы занимаете деньги на налоги и зарплаты. Если на расчёты с государством и сотрудниками не хватает средств, и вы берёте кредиты или займы, то у бизнеса серьёзные проблемы.
Ещё сигнал, когда вы тратите авансы как свои деньги. Получили предоплату и сразу пустили на личные нужды, машину или дивиденды. Но аванс это не прибыль, его нужно отработать: направить на закупки, оплату подрядчиков, выполнение работ. Если клиент попросит возврат, где вы возьмёте деньги?
То же с обеспечительными платежами в аренде. Многие тратят их, хотя это неприкосновенный запас. Арендатор может расторгнуть договор, и вы обязаны вернуть деньги. Если это 500 тысяч или миллион, а они уже потрачены, то чем возвращать?
История про товар, который не продавался
Вернусь к примеру дистрибьютора. Когда начали разбираться, выяснилось, что он постоянно закупал товар, но продажи не росли и даже наоборот, они падали.
Причина в том, что он не видел реальных остатков на складе, отчёты искажались. Там накопилась масса просрочки. Товары, которые нужно было вернуть поставщикам, так и остались на балансе. Продукция не продавалась, но её продолжали закупать. Почему? Менеджеры получали процент от закупок и заказывали лишнее ради бонусов. Собственник этого не контролировал.
После анализа мы вернули часть товара, списали просрочку, избавились от неликвида: что-то продали по закупке, что-то — со скидкой до 50%. Главное, что освободили склад от балласта.
Если не следить за складом, затоварка неизбежна: товара много, а использовать его нельзя.
Почему нельзя смешивать личные деньги и деньги бизнеса
Это одна из самых опасных ошибок предпринимателей.
Во-первых, налоговые риски: если оплачивать личные расходы с бизнес-карты, их исключат из базы и признают вашим доходом — с налогами, пенями и штрафами. Поступления на личную карту могут посчитать скрытой выручкой.
Во-вторых, субсидиарная ответственность. При долгах компании и смешении денег суд может взыскать их лично с вас — всем имуществом.
В-третьих, кассовые разрывы. Без финансовой модели деньги внезапно заканчиваются, приходится брать дорогие кредиты и вытаскивать средства из бизнеса, что тормозит или убивает рост.
И главное — невозможно посчитать прибыль. Всё смешано: деньги крутятся, но это может быть оборотка, которую нужно отдать. Бизнес работает в ноль или минус, а вы этого не видите.
Что делать? Разделите финансы, сделайте отдельные счета и карты для бизнеса и личных расходов. Установите себе фиксированную зарплату и платите её раз в месяц. В ООО можно выплачивать дивиденды при наличии чистой прибыли.
И не переводите деньги «по мере необходимости», такие выплаты могут признать трудовым доходом.
Три отчёта, которые откроют вам глаза
Чтобы реально видеть картину бизнеса, внедрите три отчёта.
Первый — финансовая модель. Составьте её до запуска: учтите все доходы, расходы и налоги без «оптимизаций». Если модель даёт сбой, бизнес рано или поздно уйдёт в ноль или минус.
Второй — ДДС (движение денежных средств). Это все реальные поступления и выплаты, включая кредиты и займы. Он показывает, где возникнет кассовый разрыв.
Третий — управленческая отчётность. Она нужна собственнику, где вы сами задаёте показатели, структуру и формат. Она показывает реальную картину, например остатки, прибыльность проектов, динамику продаж.
И помните, что бухгалтерская отчётность ведётся для государства. Управленческая — для вас. Внедряйте её сразу, даже в маленьком бизнесе. Иначе однажды вы спросите: «Куда делись деньги?», но не найдёте ответа.
