В настоящем мире, успех компании в значительной степени зависит от способности адаптироваться к изменениям на рынке, и оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс – это последовательность действия, направленная на создание клиентской ценности и прибыль. В них входят: закупка материалов, производственная, маркетинговая, продажа, доставка и после продажи.
Оптимизация процессов бизнеса позволяет компаниям повысить эффективность, сократить затраты и повысить качество сервиса клиента. Это осуществляется путем устранения ненужных шагов, автоматизации рутинных задач, внедрения современной техники.
Одним из основных аспектов управления бизнес-процессами является моделирование, анализ и оптимизация. Моделирование дает возможность визуализации существующих процессов и выявления их слабостей. Анализ позволяет определить, сколько изменений необходимо внести, чтобы улучшить эффективность.
Чтобы успешно оптимизировать бизнес-процессы, нужно учитывать следующее:
- Потребности клиента;
- Рыночные тренды;
- Технологические инновации;
- Изменения в законе;
Пример успешной оптимизации бизнеса, может быть компания, внедряющая электронную коммерцию, чтобы ускорить процесс продажи и снизить затраты на обслуживание физического магазина. Таким образом, компания расширила свою базу клиентов и увеличила доходы.
Поэтому, оптимизация процессов бизнеса является важнейшим инструментом повышения конкурентоспособности и увеличению прибыли компании. Для этого нужно тщательно планировать, анализировать и внести изменения.
Основными бизнес-процессами компании являются:
- Производство продукции или оказание услуг – сердце любого бизнеса, в котором создаются ценности для клиентов.
- Продажа и маркетинг — это все действия по привлечению и сохранению клиентов и продвижению продуктов и услуг.
- Персональное управление: включает в себя подбор, подготовку, развитие, мотивацию персонала.
- Организация логистики и управления запасами: включает процессы доставки товаров и услуг клиентам и управления складским запасом.
- Техническое обслуживание и поддержка: включает обеспечение технической и программной безопасности, поддержку пользователя.
- Бухгалтерские учетные и финансовые вопросы: отвечают за планирование финансового планирования, учет расходов и доходов, контроль за финансовым потоком.
- Стратегический и оперативный менеджмент: включает разработку стратегий развития компании и ежедневную работу по операциям.
Данные процессы связаны и оказывают влияние друг на друга, что обеспечивает эффективную функциональность компании.
Бизнес-процесс является основой деятельности любой компании вне зависимости от размера ее и направления деятельности. Они являются последовательными действиями, направленными на достижение конкретных целей — производства продукции, предоставления услуг, продажи товаров и др.
Перед тем, как начать описывать, оптимизировать и вести бизнес-процессы, нужно провести подготовительную стадию. В данной стадии, должны принять участие представители компаний всех подразделения, которые войдут в проект. Таким образом, вы сможете получить полное представление о существующих процессах бизнеса и выяснить возможные задачи.
Для каждой группы можно выделить следующие цели:
- Кадры: формирование информации по структуре рабочего места, должностным обязанностям, мотивационной системе и обучению.
- Логистика: анализ процессов перевозки сырья, материала и готовых изделий.
- Заказы: ознакомление с процедурами выбора поставщика, заключение договоров о работе с поставщиками и контроль качества обслуживания.
- Производство: описания технологического процесса, оборудование и инструменты.
- Маркетинговые стратегии: анализ стратегии продвижения товаров, исследование рынков и конкуренции.
- Финансы — сбор данных по финансовым показателям, бюджетам и расходам.
Для описания, оптимизации, и контроля бизнес-процессов, требуется комплексный подход, который, включает в себя следующие этапы:
- Анализ существующего бизнес-процесса. На этой стадии необходимо изучить актуальные процессы, выяснить недостатки их развития и возможные возможности их усовершенствования.
- Моделирование новых процессов бизнеса. На основании анализа создаются новые методы процесса, которые станут эффективнее и эффективнее.
- Внедрения новых бизнес процессов. После создания моделей необходимо их внедрить в практику деятельности компании.
- Проверка и контроль. Очень важно регулярно следить за результатами внедрения новейших процессов, при необходимости вносить изменения.
Время, необходимое для того, чтобы описывать, оптимизировать и вести бизнес-процессы, определяется масштабом компании, сложностью процессов, готовностью персонала к изменению. Для проекта необходимы ресурсы, включающие время участников проекта, программу моделирования процесса, а также обучение персонала новому методу работы.
Встречи должны проходить регулярно, для того, чтобы координировать работу всех участников проекта, своевременно решать возникающие вопросы. Техники, алгоритмы и методы, применяемые для анализа и управления бизнес-процессами, могут быть представлены в виде методов анализа, моделирования процессов и использования специальных программных средств. Курировать проект должны руководители проектов или менеджеры по оптимизации процессов бизнеса. Контроль за результатами, промежуточными итогами должен проводиться на каждой стадии проектного процесса.
При описании и оптимизации бизнес-процессов могут возникнуть следующие сложности:
Противодействие персоналу изменениям. Сотрудникам может грозить нововведение и изменения в работе, поэтому очень важно объяснять им плюсы нового процесса и обучать их новому методу работы.
Проблемы с ресурсами. Проект может потребовать дополнительного финансирования, обучения сотрудников и приобретения ПО.
Неточные данные. Сбор данных и анализ может затрудняться в связи с отсутствием единой системы учетной записи или ошибками в данном.
Чтобы улучшить бизнес-процессы, рекомендую следующее:
- Установить четкое ожидание между клиентом и компанией, в том числе о результатах и процедурах выполнения услуг.
- Регулярно информировать клиента о новых статусах заказа и услуг, это повышает доверие клиентов.
- Максимально автоматически выполнять процессы, которые позволяют снизить ошибки, а также освободить работников от более важной задачи.
- Описывать и моделировать процессы, чтобы повысить их эффективность и прозрачность.
- Обучать команду правильно выполнять процессы, что является критичным фактором качества сервиса.
- Использовать корпоративное программное обеспечение, чтобы контролировать и выполнять процессы.
- Определять ключевые KPI-показатели для контроля и анализа процесса.
Эти действия помогут оптимизации бизнес-процессов, повышения качества сервисов и укрепления отношений с заказчиками.
Автор статьи Алексей Оносов, я основатель компании «Юнисофт».